Agent d'Administration H/F - Université de Limoges

Descriptif du service

Le poste à pourvoir est basé à Guéret au sein du Campus Jules Ferry, site distant de l'Université de Limoges. Le Campus Jules Ferry est une antenne à taille humaine qui accueille environ 150 étudiants (BUT carrière sociale pour l'IUT et Master Enseignement et Education pour l'Inspé). L'équipe administrative et technique est composée de 5 personnes.

Vos missions

- Assurer le secrétariat et contribuer au bon déroulement des activités du campus

- Assurer la gestion administrative et matérielle concourant au fonctionnement du campus

Vos activités principales

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

- Gérer le ou les agendas et contrôler les échéances

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

- Préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs

- Classer et archiver

- Assurer le soutien logistique de l'activité du service, assurer la logistique des réunions, séminaires, colloques

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion

- Assurer la gestion des étudiants: inscriptions administratives des étudiants dans APOGEE - PEGASE - contrôle et validation des pièces justificatives, inscriptions pédagogiques et résultats aux examens

- Suivre les absences des étudiants

- Saisir et actualiser les emplois du temps

- Organiser et préparer les examens et soutenances

- Etablir et mettre à jour les conventions de stage

- Réaliser des ordres de mission et saisir les états de frais

Compétences opérationnelles

- Organisation du système éducatif

- Techniques de communication écrite et orale

- Inscription administrative et pédagogique des étudiants

- Suivi de scolarité

- Connaissance informatique (usage de la messagerie et outils bureautique)

Compétences comportementales

- aptitude au travail en équipe

- sens de l'organisation

- rigueur

- réactivité

- capacité d'adaptation

- capacité à gérer le stress

Profil recherché

Bac +2 secrétariat gestion

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation