Assistante de Gestion Administrative - Commune de Champniers H/F - 23

Assure la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.
Traite les dossiers et saisit les documents.
Accueil physique et téléphonique du public.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents.
Planification et suivi.
Ce poste est placé sous la direction des services techniques.

Traitement des dossiers et saisie de documents :

- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et contenus divers
- Rédiger des documents administratifs
- Renseigner des documents techniques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Assurer la gestion administrative des agents du service et l'interface avec le service RH (absences des agents)

Accueil physique et téléphonique du public :

- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :

- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations, rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances (notamment les délibérations pour le CM)

Planification et suivi :

- Mise à jour des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions

Divers

- Rédaction des marchés publics du service technique,
- Suivi des contrats de maintenance des bâtiments
- Suivi des demandes des administrés
- Suivi des formations des agents du ST en lien avec le service RH
- Suivi des branchements et des compteurs
- Gestion des EPI

Activités secondaires avec la participation du service finances
- Gestion du parc automobile
- Suivi des activités sur le logiciel ATAL
- Gestion des stocks (magasinier)